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En bref

Bienvenue dans ce tutoriel MyGaloo !


Aujourd'hui, nous allons apprendre comment créer un évènement et une billetterie sur MyGaloo.

Nous partons du principe que vous avez déjà pris la main sur votre association, et que vous êtes un administrateur validé de celle-ci.


Attention : durant toutes les étapes de cette création, nous vous encourageons à enregistrer très régulièrement votre travail pour ne pas risquer de le perdre !


étape 1. Rendez-vous dans l’administration de votre association… Vous pouvez créer un évènement en cliquant ici :


ou ici :

 

Pour commencer, il faudra sélectionner un nom pour votre évènement, un type, un thème qui permettra de mieux le trouver dans les moteurs de recherche, et insérer une image. Cette image doit être, idéalement, en format paysage (horizontal) pour une meilleure esthétique ! (voir photo ci dessous) Si vous n'avez qu'un format portrait, ou une affiche, vous pourrez l'insérer dans la description de votre évènement.



étape 2. Ensuite, il faudra ajouter des dates de début et de fin (optionnelles, sauf dans le cas d’un crowdfunding où la limite dans le temps est obligatoire)


Il faudra ensuite ajouter un lieu (uniquement pour les événements) et il sera possible aussi d’ajouter un lieu de rendez-vous dans le cas de déplacements. Par exemple, dans le cas d'une randonnée au Mont Blanc, le lieu de l'évènement sera "Mont Blanc" et le lieu de RDV,  "RDV sur le parking de Chamonix":


Vous pourrez le supprimer si besoin en cliquant sur la poubelle.


Dans la partie description, vous pouvez rentrer du texte, mais aussi une vidéo, un tableau, des liens, un questionnaire, des images dans le format de votre choix… (la description est facultative mais conseillée pour donner envie de s'inscrire à votre évènement)

Exemple de création d'un tableau dans la description



Vous pourrez ensuite ajouter d’autres images (qui viendront se positionner en haut de la page dédiée à côté de la première que vous avez choisie, en bandeau défilant) mais aussi des documents (pdf, word, excel…) que vos participants pourront télécharger, et, si besoin, un plan de salle pour un événement placé: pour cela, merci de nous contacter pour le paramètrer ensemble.


Nous pourrons ensuite déterminer les différents tarifs disponibles. Chaque tarif peut être ou non limité : vous pouvez avoir 50 places enfants à 10€, 60 places adultes à 20€, 10 places pour personnes à mobilité réduite avec un tarif libre, etc. Pour chaque tarif, vous pouvez choisir de demander ou non des informations à vos acheteurs en cochant ou non la case "remplir le formulaire d'inscription pour ce tarif". 

Par exemple : si vous mettez plusieurs tarifs au choix pour un évènement et la possibilité de faire un don supplémentaire, il est logique de ne demander des informations que sur la partie tarifs. En revanche, si une personne prend, par exemple, un tarif enfant et un tarif adulte, il peut être intéressant de lui demander des informations sur chaque participant.

Attention : les tarifs apparaîtront dans l'ordre dans lequel vous les rentrez, et il n'est pas encore possible de modifier cet ordre une fois créés. Réfléchissez donc bien à l'ordre de vos tarifs avant de les créer...

Vous pouvez supprimer un tarif en cliquant sur la petite poubelle à droite de celui-ci.

Enfin, il faudra paramétrer la visibilité et le partage de l’événement : si vous ne souhaitez pas que votre évènement soit visible, vous pouvez le mettre en confidentialité administrateurs. Vous pouvez également publier votre évènement, mais choisir de n'ouvrir la réservation qu'à partir d'une certaine date ; nous verrons ce point dans l'étape suivante.

Quand c’est fini, il ne reste plus qu’à enregistrer !

Une fois votre évènement enregistré, vous pouvez cliquer sur le petit oeil du menu vertical, à gauche, pour avoir un aperçu de celui-ci tel que vos particpants le verront.


étape 3.  Paramétrer la réservation en ligne

Une fois que nous avons enregistré l’événement, nous sommes alors redirigés sur la page de paramétrage de la réservation en ligne (aussi accessible depuis le menu vertical, avec l’icône de la roue dentée)


Sur cette page, nous allons d’abord choisir si nous voulons activer la réservation en ligne ou pas, sur quelle période, mais aussi le nombre maximum de billets réservables par personne, si vous voulez valider manuellement chaque commande ou si elle est acceptée d'office, et si vous souhaitez l'adresse de l'acheteur (et non pas des participants, ce qui viendra plus tard.)

Il faut impérativement activer la réservation si vous souhaitez que vos utilisateurs puissent payer en ligne.

Concernant les frais de service, en cochant « Vos participants », ce sont eux qui vont payer les frais de gestion : si vous voulez encaisser 20 €, nous ferons payer 20€ + 0.45€ au participant, et nous reverserons 40€ à l’association.

En cochant « votre association », le participant ne paiera pas de frais de gestion et nous reverserons à l’association 20€ – 0.45, soit 19.55 €. 

Détail et simulation des tarifs ici !


Étape 4. Paramétrer les formulaires

Il est ensuite possible de demander toute une série d’informations aux participants : chaque info peut être facultative ou obligatoire, selon votre choix.

Attention : il y a des informations demandées à l’acheteur, et d’autres informations demandées à chaque participant... Veillez à bien différencier les deux. (Un acheteur peut prendre une commande pour plusieurs participants ! Vous retrouverez cette distinction dans la gestion de votre évènement, plus tard : il y a un onglet dossier qui répertorie chaque commande (chaque fois que quelqu'un a cliqué sur le bouton "je valide mon panier"), et un onglet participants qui détaille chaque billet qui a été pris.)

Vous pouvez également ajouter des champs libres, leur nom, leur description, et s'il s'agit d'un texte long ou court, obligatoire ou facultatif. 

Enfin, vous pourrez ajouter des informations complémentaires (qui apparaitront sur le billet PDF envoyé à votre utilisateur) et changer l’adresse de l’émetteur de la facture, si besoin.

Pensez à enregistrer !


Étape 5. Communiquer autour de mon produit créé

Lorsque vous avez fini de paramétrer la réservation en ligne, vous êtes automatiquement redirigés vers la page "Communication", également accessible depuis le pictogramme .

Ceci permet en quelques clics de pouvoir inviter des participants à l’événement que vous venez de créer, par mail, et gratuitement. Une possibilité d’invitation par SMS viendra dans les prochains mois !

Vous avez le choix des destinataires en sélectionnant tous vos contacts, des groupes de contacts, des contacts individuels ou des invitations manuelles.

Pour l’invitation manuelle, vous pouvez entrer les contacts un par un ou faire un copier-coller d’un fichier Excel. L’association peut choisir d’enregistrer les contacts à sa liste pour de futurs envois.

Une fois cela paramétré, l’association a la possibilité de changer l’objet du mail (l’expéditeur est le nom de l’association) et de rajouter un message personnalisé :

L'apercu de votre message se met à jour au fur et à mesure dans le bloc du dessous !


Il ne reste plus qu’à cliquer sur Envoyer... et le tour est joué !

 

Sur cette même page "Comm", d’autres possibilités s’ouvrent aux associations : notamment, insérer le formulaire d'encaissement sur son propre site. La première possibilité fournit un widget de billetterie en ligne, avec l’encaissement sécurisé, qui fait que l’internaute aura l’impression de vraiment payer sur le site de l’association sans quitter celui ci. Par exemple :



Les autres possibilités fournissent un code pour ajouter un bouton ou un lien sur son site, qui redirige vers l’événement.

Enfin, en bas de cette page, il y a la possibilité de partager l’événement sur les réseaux sociaux :


 

Bravo ! Maintenant, les encaissements vont commencer, et votre évènement est en très bonne voie pour marcher de la meilleure des façons ! :)


A présent... Comment gérer ces réservations qui arrivent ? Le sujet sera abordé dans un autre tutoriel ! 


L'équipe MyGaloo vous souhaite un bel évènement, et se tient à votre disposition :)

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